Adjoint ou adjointe de direction, vice-rectorat à l’enseignement et à la recherche

Adjoint ou adjointe de direction, vice-rectorat à l’enseignement et à la recherche
 

Fondée en 1818, l’Université de Saint-Boniface est la première et la seule université de langue française du Manitoba et de l’Ouest canadien. Elle a à son actif 26 programmes collégiaux et universitaires répartis entre une dizaine de facultés, écoles et départements, et accueille 1400 étudiantes et étudiants ainsi que 2000 personnes à l’éducation permanente. L’USB est située dans le vieux Saint-Boniface, quartier francophone au charme historique au coeur même de la ville de Winnipeg.
 

Description du poste :
 

Le ou la titulaire gère le bureau du vice-rectorat, apporte un appui administratif aux unités académiques, et fournit un soutien administratif et logistique auprès du corps professoral. Le poste exige que le ou la titulaire consacre, en moyenne, 75 % de son temps, en priorité, au service du vice rectorat à l’enseignement et à la recherche, et 25 % de son temps au service des unités académiques et du corps professoral.
 

Responsabilités au service du vice-rectorat à l’enseignement et à la recherche :

• Voir à la gestion et au secrétariat du bureau du vice-rectorat à l'enseignement et à la recherche (gestion de l’horaire/calendrier; organisation de voyages d’affaires, de réunions et d’événements spéciaux) tout en assurant la
• discrétion nécessaire en ce qui concerne les informations confidentielles;
• Soutenir le vice-rectorat à l'enseignement et à la recherche dans la gestion de l’ensemble de ses dossiers;
• Être le point de contact et assurer les services de réception, et répondre aux demandes du public et des membres du
• personnel;
• Assurer la gestion des communications du bureau du vice-rectorat à l'enseignement et à la recherche;
• Participer à la rédaction, effectuer la saisie et assurer la mise en page de documents tels les rapports, annonces, procèsverbaux,
• comptes rendus, lettres, notes de service, annuaires et communiqués;
• Créer et maintenir un système servant à classer les documents imprimés, les fichiers électroniques et les courriels du
• vice-recteur ou de la vice-rectrice;
• Appuyer et coordonner le travail des comités et des groupes dont le vice-recteur ou la vice-rectrice est responsable
• (organiser les rencontres, préparer les documents nécessaires, rédiger des comptes rendus, etc.);
• Assurer la formation des adjointes et adjoints du secteur Enseignement et Recherche au besoin;
• Coordonner le travail des adjointes et adjoints du secteur Enseignement et Recherche au besoin;
• Participer à des activités et siéger à des comités pour le bon fonctionnement de l’Université dans son ensemble;
• Accomplir toute autre tâche connexe confiée par son supérieur;
• S’assurer que tout échéancier en ce qui a trait aux conventions collectives est respecté;
• Accomplir toute autre tâche connexe confiée par son supérieur.
• Responsabilités au service des unités académiques et du corps professoral :
• Gérer le fonds de développement professionnel;
• Coordonner les sondages en ligne auprès des étudiants et en partager les résultats auprès des membres du corps
• professoral;
• Faire la préparation des examens (saisie, photocopies et distribution lors de la session des examens);
• Assurer, de concert avec la Coordonnatrice, Processus curriculaire et études postbaccalauréat et études de cycle supérieur, un appui administratif aux unités académiques, particulièrement en ce qui concerne la modification de cours et de programmes (préparation des formulaires, saisie des données une fois les modifications approuvées);
• Appuyer les unités d’enseignement, au besoin, dans le cadre de l’évaluation des programmes d’études;
• Voir au bon fonctionnement des équipements de travail tels que les photocopieuses partagées par les unités
• d’enseignement et faire rapport sur leur utilisation;
• Appuyer les aspects logistiques des déplacements et de divers événements et rencontres;
• Assigner les cases aux nouveaux membres du personnel.

Qualifications recherchées : 

• Diplôme en gestion de bureau ou l’équivalent en expérience et en formation;
• Un minimum de cinq ans d’expérience dans le soutien administratif auprès d'un cadre;
• Bonne connaissance du français et de l’anglais, parlés et écrits;
• Excellente connaissance des applications Microsoft Office;
• Connaissance du fonctionnement d’une institution éducative serait un atout;
• Sens aigu de la discrétion, de la confidentialité et du professionnalisme;
• Avoir un excellent sens de l’organisation;
• Avoir le souci du détail;
• Avoir un esprit d’initiative et d’autonomie;
• Capacité à développer et maintenir de bonnes relations interpersonnelles;
• Avoir un esprit d’équipe;
• Pouvoir traiter avec un public varié en faisant preuve de professionnalisme, d’entregent et de jugement;
• Démontrer la capacité de gérer des tâches multiples et de travailler sous pression.
•  

Rémunération : 54 000 $ - 62 623 $
 

Veuillez poser votre candidature en téléchargeant votre lettre de motivation et un curriculum vitæ sur le site www.ustboniface.ca/emplois. Veuillez suivre les étapes en téléchargeant un curriculum vitæ et une lettre d’accompagnement sous chacune des sections respectives. Toutes les informations reçues seront traitées de façon confidentielle et seuls les candidats et candidates retenus seront contactés. Les candidatures soumises par courriel ne seront pas acceptées. Le poste sera affiché jusqu’à ce que ledit poste vacant soit pourvu.
 

L’USB souscrit à l’équité, à la diversité et à l’inclusion en matière d’emploi. Nous encourageons fortement les femmes, les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités visibles à poser leur candidature. Conformément aux exigences prescrites en matière d’immigration au Canada, toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler ; la priorité est toutefois accordée aux personnes ayant la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente. L’Université de Saint-Boniface se fait un devoir d’offrir une expérience englobante et sans obstacle aux personnes qui ont des besoins en matière d’accessibilité. Il est possible de demander des mesures

d’adaptations à tout stade du processus de recrutement. Pour faire une demande en toute confidentialité, envoyez un courriel directement au Service des ressources humaines srh@ustboniface.ca afin qu’il soit possible de prendre les dispositions nécessaires.